Was ist Zapier? Funktionsweise, Preise und für wen es sich eignet

Was Zapier ist

Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, das Web-Apps verbindet, damit sie Daten untereinander austauschen, ohne dass Sie kopieren und einfügen müssen. Sie beschreiben eine Regel wie „Wenn ein neuer Lead mein Formular ausfüllt, füge ihn in mein CRM ein und poste eine Nachricht in Slack“, und Zapier führt sie rund um die Uhr im Hintergrund aus.

Zapier verbindet sich mit über 7.000 Apps, dem größten Katalog aller Automatisierungstools. Diese Breite und ein sehr einfacher Editor sind der Grund, warum Zapier meist das erste Automatisierungstool ist, das ein Unternehmen ausprobiert.

So funktioniert Zapier

Jede Automatisierung in Zapier heißt Zap. Ein Zap hat zwei Arten von Schritten:

• Trigger: das Ereignis, das den Zap startet, etwa „neue Zeile in Google Sheets“, „neue E-Mail in Gmail“ oder „neue Zahlung in Stripe“.
• Aktionen: was danach passiert, etwa „Kontakt in HubSpot anlegen“, „Slack-Nachricht senden“ oder „Google Doc erstellen“.

Ein einfacher Zap hat einen Trigger und eine Aktion. In bezahlten Tarifen können Sie viele Aktionen verketten und Logik hinzufügen:

• Filter: nur fortfahren, wenn eine Bedingung erfüllt ist (zum Beispiel Deal-Wert über 1.000 $).
• Paths: Daten je nach Bedingung in unterschiedliche Zweige leiten.
• Formatter: Datumsangaben, Namen, Zahlen und Text bereinigen.
• Delay: eine festgelegte Zeit bis zum nächsten Schritt warten.
• Webhooks by Zapier und Code by Zapier: Apps ohne native Integration anbinden oder kleine JavaScript- oder Python-Schnipsel ausführen.

Die meisten Trigger prüft Zapier per Polling, fragt die App also nach Zeitplan: „Gibt es etwas Neues?“ Wie oft geprüft wird, hängt von Ihrem Tarif ab. Manche Apps unterstützen Sofort-Trigger, die auslösen, sobald das Ereignis eintritt.

Preise bei Zapier

Zapier rechnet nach Tasks ab. Ein Task ist eine erfolgreiche Aktion. Trigger zählen nicht, ebenso wenig Filter, die einen Zap stoppen. Ein Zap mit einem Trigger und drei Aktionen verbraucht bei jedem vollständigen Lauf drei Tasks.

Tarif	Preis	Tasks	Wichtige Grenzen
Free	0 $	100 pro Monat	Nur zweistufige Zaps, Prüfung alle 15 Minuten, 1 Nutzer
Professional	Ab 19,99 $/Monat (jährliche Abrechnung)	Ab 750 pro Monat, skalierbar	Mehrstufige Zaps, Prüfung alle 2 Minuten, 1 Nutzer
Team	Ab 69 $/Monat	Skalierbar	Prüfung jede Minute, bis zu 25 Nutzer, gemeinsamer Workspace
Enterprise	Individuell	Individuell	Unbegrenzte Nutzer, erweiterte Verwaltung und Sicherheit

Preise laut zapier.com, Oktober 2026. Prüfen Sie die Preisseite vor dem Kauf, denn die Stufen ändern sich häufig.

Das Task-Modell ist leicht zu verstehen, wird aber mit wachsendem Volumen teuer. Ein fünfstufiger Zap, der 1.000-mal im Monat läuft, verbraucht 5.000 Tasks. Das ist der Hauptgrund, warum sich Teams später Make oder n8n ansehen.

Für wen Zapier geeignet ist

Zapier passt gut, wenn:

• Sie nicht technisch sind und in Minuten Ergebnisse wollen.
• Sie eine App brauchen, die nur Zapier unterstützt.
• Ihr Volumen gering bis mittel ist, sodass die Task-Kosten klein bleiben.
• Ihnen Zuverlässigkeit und Support wichtiger sind als die Kosten.

Zapier passt weniger gut, wenn:

• Sie Workflows mit hohem Volumen oder vielen Schritten betreiben, bei denen sich die Task-Kosten summieren.
• Sie komplexe Logik, Schleifen oder aufwendige Datentransformationen brauchen.
• Sie Daten aus Compliance-Gründen auf eigenen Servern halten müssen.

Zapier und die Alternativen auf einen Blick

	Zapier	Make	n8n
Bedienbarkeit	Am einfachsten	Mittel	Mittel bis technisch
Apps	7.000+	2.000+	1.000+ Nodes plus HTTP für alles andere
Abrechnungseinheit	Task (pro Aktion)	Credit (pro Modullauf)	Execution (pro Workflow-Lauf)
Self-Hosting	Nein	Nein	Ja, kostenlos

Nächste Schritte

• Neu bei der Automatisierung? Bauen Sie Ihren ersten Zap mit unserem Schritt-für-Schritt-Zapier-Tutorial.
• Verwirrt von den Begriffen? Sehen Sie sich das Automatisierungs-Glossar an.
• Sie vergleichen Tools? Lesen Sie Zapier vs. Make vs. n8n.