Zapier-Tutorial: Ihren ersten Zap Schritt für Schritt bauen

Was Sie bauen

Einen Zap, der jede neue Typeform- oder Google-Forms-Antwort in einem Google Sheet speichert und Ihnen eine Slack-Nachricht schickt. Das dauert etwa 10 Minuten und funktioniert im Free-Tarif (zwei Schritte), wenn Sie den Slack-Schritt weglassen, oder in einem bezahlten Tarif mit beiden.

Sie brauchen:

• Ein Zapier-Konto (kostenlos).
• Ein Google-Konto mit einem Google-Formular und einem Google Sheet.
• Optional: einen Slack-Workspace.

Schritt 1: Die Tabelle vorbereiten

Legen Sie ein Google Sheet mit einer Kopfzeile an, die zu Ihren Formularfeldern passt, zum Beispiel: Name, Email, Message, Submitted at. Zapier liest die Kopfzeile, um zu wissen, welche Spalten es gibt.

Schritt 2: Einen neuen Zap anlegen

1. Melden Sie sich bei Zapier an und klicken Sie auf Create, dann auf Zaps.
2. Geben Sie dem Zap einen klaren Namen, etwa „Formular-Leads → Sheet + Slack“. Spätestens bei 30 Zaps zählt eine gute Benennung.

Schritt 3: Den Trigger einrichten

1. Klicken Sie auf den Schritt Trigger und suchen Sie nach Google Forms.
2. Wählen Sie das Ereignis New Form Response.
3. Verbinden Sie Ihr Google-Konto, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Wählen Sie Ihr Formular aus.
5. Klicken Sie auf Test trigger. Zapier holt eine aktuelle Antwort, die Sie als Beispieldaten nutzen können. Gibt es keine, senden Sie zuerst eine Testantwort.

Schritt 4: Die Google-Sheets-Aktion hinzufügen

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie Google Sheets.
2. Wählen Sie das Ereignis Create Spreadsheet Row.
3. Wählen Sie die Tabelle und das Arbeitsblatt.
4. Ordnen Sie jede Spalte zu: Klicken Sie in Name und wählen Sie die Namensantwort aus den Trigger-Daten, und so weiter. Für Submitted at ordnen Sie den Zeitstempel der Antwort zu.
5. Klicken Sie auf Test step. Prüfen Sie die Tabelle: Eine neue Zeile sollte erscheinen.

Schritt 5: Eine Slack-Benachrichtigung hinzufügen (bezahlte Tarife)

1. Klicken Sie auf +, wählen Sie Slack und dann Send Channel Message.
2. Wählen Sie einen Kanal und schreiben Sie die Nachricht mit Feldern aus dem Trigger: New lead: {{Name}} ({{Email}}).
3. Testen Sie den Schritt.

Schritt 6: Einen Filter hinzufügen (optional)

Sie wollen nur Hinweise auf echte Leads? Fügen Sie zwischen Trigger und Slack einen Filter-Schritt ein, zum Beispiel „Email does not contain test“. Herausgefilterte Läufe verbrauchen keine Tasks.

Schritt 7: Veröffentlichen

Klicken Sie auf Publish. Der Zap ist jetzt aktiv. Im Free-Tarif prüft Zapier alle 15 Minuten auf neue Antworten, im Tarif Professional alle 2 Minuten.

Wie viele Tasks verbraucht das?

Jede Formularantwort, die bis zum Ende durchläuft, verbraucht 2 Tasks (Sheets-Zeile + Slack-Nachricht). 100 Antworten im Monat = 200 Tasks. Die 100 Tasks des Free-Tarifs reichen für etwa 100 Antworten, wenn Sie nur den Sheets-Schritt nutzen.

Häufige Probleme

Problem	Lösung
Der Trigger findet keine Daten	Eine neue Testantwort senden und erneut testen
Spalten fehlen im Sheets-Schritt	Sicherstellen, dass die Kopfzeile in Zeile 1 steht, und die Felder neu laden
Der Zap läuft verspätet	Abfrageintervall; Tarif upgraden oder eine App mit Sofort-Trigger nutzen
Doppelte Zeilen	Prüfen, dass nicht zwei Zaps auf dasselbe Formular reagieren

Nächste Schritte

• Bauen Sie dieselbe Automatisierung in Make oder n8n und vergleichen Sie.
• Weitere Ideen: 10 Workflows für Google Sheets.