Tutorial de Zapier: cree su primer Zap paso a paso

Qué va a crear

Un Zap que guarda cada nueva respuesta de Typeform o Google Forms en una hoja de Google Sheets y le envía un mensaje de Slack. Lleva unos 10 minutos y funciona en el plan Free (dos pasos) si omite el paso de Slack, o en un plan de pago con ambos.

Necesitará:

• Una cuenta de Zapier (gratuita).
• Una cuenta de Google con un formulario de Google y una hoja de Google Sheets.
• Opcional: un espacio de trabajo de Slack.

Paso 1: prepare la hoja

Cree una hoja de Google Sheets con una fila de encabezado que coincida con los campos de su formulario, por ejemplo: Name, Email, Message, Submitted at. Zapier lee la fila de encabezado para saber qué columnas existen.

Paso 2: cree un Zap nuevo

1. Inicie sesión en Zapier y haga clic en Create y después en Zaps.
2. Ponga al Zap un nombre claro, como «Leads del formulario → Sheet + Slack». El nombre importa cuando ya tiene 30 Zaps.

Paso 3: configure el trigger

1. Haga clic en el paso Trigger y busque Google Forms.
2. Elija el evento New Form Response.
3. Conecte su cuenta de Google cuando se lo pida.
4. Seleccione su formulario.
5. Haga clic en Test trigger. Zapier obtiene una respuesta reciente que puede usar como datos de ejemplo. Si no hay ninguna, envíe antes una respuesta de prueba.

Paso 4: añada la acción de Google Sheets

1. Haga clic en + y elija Google Sheets.
2. Elija el evento Create Spreadsheet Row.
3. Seleccione el libro y la hoja.
4. Mapee cada columna: haga clic en Name y elija la respuesta del nombre en los datos del trigger, y así con el resto. En Submitted at, mapee la marca de tiempo de la respuesta.
5. Haga clic en Test step. Revise la hoja: debería aparecer una fila nueva.

Paso 5: añada un aviso en Slack (planes de pago)

1. Haga clic en +, elija Slack y luego Send Channel Message.
2. Elija un canal y escriba el mensaje insertando campos del trigger: New lead: {{Name}} ({{Email}}).
3. Pruebe el paso.

Paso 6: añada un filtro (opcional)

¿Solo quiere avisos de leads reales? Añada un paso Filter entre el trigger y Slack, por ejemplo «Email does not contain test». Las ejecuciones filtradas no consumen tareas.

Paso 7: publique

Haga clic en Publish. El Zap ya está activo. En el plan Free, Zapier comprueba si hay respuestas nuevas cada 15 minutos; en Professional, cada 2 minutos.

¿Cuántas tareas consumirá?

Cada respuesta del formulario que llega al final consume 2 tareas (fila de Sheets + mensaje de Slack). 100 respuestas al mes = 200 tareas. Las 100 tareas del plan Free cubren unas 100 respuestas si solo usa el paso de Sheets.

Problemas habituales

Problema	Solución
El trigger no encuentra datos	Envíe una respuesta de prueba nueva y vuelva a probar
Faltan columnas en el paso de Sheets	Asegúrese de que el encabezado está en la fila 1 y vuelva a cargar los campos
El Zap se ejecuta con retraso	Intervalo de sondeo; mejore el plan o use una app con trigger instantáneo
Filas duplicadas	Compruebe que no tiene dos Zaps sobre el mismo formulario

Próximos pasos

• Cree la misma automatización en Make o en n8n y compare.
• Más ideas: 10 workflows con Google Sheets.