Automatiser la prise de rendez-vous : workflows Calendly et Google Calendar

Ce qu’on automatise autour des réunions

Workflow	Déclencheur	Actions
Nouvelle réservation vers le CRM	Invité Calendly créé	Créer ou mettre à jour le contact, consigner la réunion
Rappel de préparation	Réservation créée	Envoyer un message Slack avec les détails et notes du participant
Gestion des annulations	Invité annulé	Mettre à jour l’étape dans le CRM, prévenir le responsable
Relance en cas d’absence	Réunion terminée sans participation	Envoyer un e-mail pour reprogrammer
De la feuille au calendrier	Nouvelle ligne avec une date	Créer un événement Google Calendar
Agenda quotidien	Planification, 8 h	Lire les événements du jour, envoyer un résumé

L’exemple : réservation Calendly → CRM + note + Slack

Objectif : quand quelqu’un réserve un appel commercial, créer ou mettre à jour le contact HubSpot, ajouter une note avec ses réponses et publier dans #sales.

Dans Zapier

1. Déclencheur : Calendly → Invitee Created (instantané).
2. HubSpot → Create or Update Contact avec l’e-mail et le nom de l’invité.
3. HubSpot → Create Engagement (note) avec les questions de réservation.
4. Slack → Send Channel Message : qui a réservé, quand, et le lien de la réunion.

Dans Make

1. Calendly → Watch Events (webhook instantané ; choisissez « invitee created »).
2. HubSpot CRM → Create/Update a Contact.
3. HubSpot CRM → Create an Engagement.
4. Slack → Create a Message.

Ajoutez un Router avec une seconde route pour les événements « invitee canceled ».

Dans n8n

1. Calendly Trigger, événements : invitee created et invitee canceled.
2. Switch selon le type d’événement.
3. Créé → HubSpot créer/mettre à jour le contact → HubSpot créer l’engagement → message Slack.
4. Annulé → HubSpot mettre à jour l’étape de l’affaire → Slack prévenir le responsable.

Un seul workflow gère les deux événements.

Recettes Google Calendar

• Agenda quotidien : déclencheur planifié → Google Calendar « get many events » pour aujourd’hui → mise en forme → Slack ou e-mail.
• Bloquer du temps de concentration : nouvelle tâche avec une échéance → créer un événement la veille.
• Synchroniser deux agendas : nouvel événement dans l’agenda A → créer un événement « Occupé » dans l’agenda B (attention aux boucles ; marquez les événements que vous créez).

Comparaison

	Zapier	Make	n8n
Déclencheur Calendly instantané	Oui	Oui	Oui
Création + annulation dans un même flux	Deux Zaps ou Paths	Router	Switch
Coût pour 200 réservations/mois	~600 tâches	~800 crédits	~200 exécutions ou 0 $

Les webhooks Calendly nécessitent une offre Calendly payante dans les trois outils.

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