Automatización de citas: workflows con Calendly y Google Calendar
· Por AI Compare
Envíe las nuevas reservas a su CRM y a Slack, gestione las cancelaciones y automatice la agenda diaria.
Casos de uso
Qué automatizar en torno a las reuniones
| Workflow | Trigger | Acciones |
|---|---|---|
| Nueva reserva al CRM | Invitado de Calendly creado | Crear o actualizar contacto, registrar la reunión |
| Recordatorio de preparación | Reserva creada | Enviar mensaje de Slack con los datos y notas del asistente |
| Gestión de cancelaciones | Invitado cancelado | Actualizar la etapa en el CRM, avisar al responsable |
| Seguimiento de ausencias | Reunión terminada sin asistencia | Enviar correo para reprogramar |
| De la hoja al calendario | Nueva fila con fecha | Crear evento en Google Calendar |
| Agenda diaria | Programado, 8:00 | Leer los eventos de hoy, enviar resumen |
El ejemplo: reserva en Calendly → CRM + nota + Slack
Objetivo: cuando alguien reserva una llamada comercial, crear o actualizar el contacto en HubSpot, añadir una nota con sus respuestas y publicar en #sales.
En Zapier
- Trigger: Calendly → Invitee Created (instantáneo).
- HubSpot → Create or Update Contact con el correo y el nombre del invitado.
- HubSpot → Create Engagement (note) con las preguntas de la reserva.
- Slack → Send Channel Message: quién reservó, cuándo y el enlace de la reunión.
En Make
- Calendly → Watch Events (webhook instantáneo; elija «invitee created»).
- HubSpot CRM → Create/Update a Contact.
- HubSpot CRM → Create an Engagement.
- Slack → Create a Message.
Añada un Router con una segunda ruta para los eventos «invitee canceled».
En n8n
- Calendly Trigger, eventos: invitee created e invitee canceled.
- Switch según el tipo de evento.
- Creado → HubSpot crear/actualizar contacto → HubSpot crear engagement → mensaje de Slack.
- Cancelado → HubSpot actualizar la etapa de la oportunidad → Slack avisar al responsable.
Un solo workflow gestiona ambos eventos.
Recetas para Google Calendar
- Agenda diaria: trigger programado → Google Calendar «get many events» de hoy → formatear → Slack o correo.
- Bloquear tiempo de concentración: nueva tarea con fecha límite → crear un evento en el calendario el día anterior.
- Sincronizar dos calendarios: evento nuevo en el calendario A → crear un evento «Ocupado» en el calendario B (cuidado con los bucles; marque los eventos que crea).
Comparativa
| Zapier | Make | n8n | |
|---|---|---|---|
| Trigger instantáneo de Calendly | Sí | Sí | Sí |
| Creación + cancelación en un mismo flujo | Dos Zaps o Paths | Router | Switch |
| Coste para 200 reservas/mes | ~600 tareas | ~800 créditos | ~200 ejecuciones o 0 $ |
Los webhooks de Calendly requieren un plan de pago de Calendly en las tres herramientas.
