Terminplanung automatisieren: Workflows mit Calendly und Google Calendar

Was sich rund um Meetings automatisieren lässt

Workflow	Trigger	Aktionen
Neue Buchung ins CRM	Calendly-Teilnehmer angelegt	Kontakt anlegen oder aktualisieren, Meeting protokollieren
Erinnerung zur Vorbereitung	Buchung angelegt	Slack-Nachricht mit Details und Notizen zum Teilnehmer senden
Umgang mit Absagen	Teilnehmer hat abgesagt	Phase im CRM aktualisieren, Verantwortlichen benachrichtigen
Nachfassen bei No-Show	Meeting ohne Teilnahme beendet	E-Mail zur Terminverschiebung senden
Tabelle in den Kalender	Neue Zeile mit Datum	Termin in Google Calendar anlegen
Tägliche Agenda	Zeitplan, 8:00 Uhr	Heutige Termine lesen, Zusammenfassung senden

Das Beispiel: Calendly-Buchung → CRM + Kalendernotiz + Slack

Ziel: Wenn jemand ein Vertriebsgespräch bucht, wird der HubSpot-Kontakt angelegt oder aktualisiert, eine Notiz mit den Antworten hinzugefügt und in #sales gepostet.

In Zapier

1. Trigger: Calendly → Invitee Created (sofort).
2. HubSpot → Create or Update Contact mit E-Mail und Name des Teilnehmers.
3. HubSpot → Create Engagement (note) mit den Buchungsfragen.
4. Slack → Send Channel Message: wer gebucht hat, wann und der Meeting-Link.

In Make

1. Calendly → Watch Events (Sofort-Webhook; „invitee created“ wählen).
2. HubSpot CRM → Create/Update a Contact.
3. HubSpot CRM → Create an Engagement.
4. Slack → Create a Message.

Fügen Sie einen Router mit einer zweiten Route für „invitee canceled“-Ereignisse hinzu.

In n8n

1. Calendly Trigger, Ereignisse: invitee created und invitee canceled.
2. Switch nach Ereignistyp.
3. Angelegt → HubSpot Kontakt anlegen/aktualisieren → HubSpot Engagement anlegen → Slack-Nachricht.
4. Abgesagt → HubSpot Deal-Phase aktualisieren → Slack Verantwortlichen benachrichtigen.

Ein Workflow verarbeitet beide Ereignisse.

Rezepte für Google Calendar

• Tägliche Agenda: Zeitplan-Trigger → Google Calendar „get many events“ für heute → formatieren → Slack oder E-Mail.
• Fokuszeit blocken: neue Aufgabe mit Fälligkeitsdatum → am Vortag einen Kalendertermin anlegen.
• Zwei Kalender synchronisieren: neuer Termin in Kalender A → Termin „Belegt“ in Kalender B anlegen (Vorsicht vor Schleifen; markieren Sie selbst angelegte Termine).

Vergleich

	Zapier	Make	n8n
Sofort-Trigger für Calendly	Ja	Ja	Ja
Buchung + Absage in einem Ablauf	Zwei Zaps oder Paths	Router	Switch
Kosten für 200 Buchungen/Monat	~600 Tasks	~800 Credits	~200 Ausführungen oder 0 $

Calendly-Webhooks erfordern in allen drei Tools einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif.

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